Как грамотно составить объяснительную

Содержание

В каких случаях и как писать объяснительную записку?

Как грамотно составить объяснительную

В случае совершения служащим противоправных действий или любых нарушений трудового договора работодатель вправе затребовать письменное разъяснение ситуации. В этом случае составляется объяснительная записка. Однако, не все знают, как именно ее грамотно составить, что следует указывать и в какие сроки она должна быть написана.

Что из себя представляет объяснительная записка?

Объяснительная записка является внутренним документом компании. Она служит для изложения определенных событий, характер которых носит неопределенный характер. Этот документ помогает осветить причинно-следственную связь в каком-либо деле, произошедшем на предприятии.

Как правило, последствия случившегося носят негативный характер. Чтобы определить степень вины всех участников события, работодатель (или любой начальник в компании) может затребовать написание объяснительной записки.

Составитель данного документа просто излагает суть произошедшего, не делая никаких выводов. Задача автора объяснительной осветить ситуацию со своей точки зрения, донести до руководства возможные причины, приведшие к негативным последствиям.

Не стоит путать объяснительную записку с пояснительной. Последняя пишется в качестве приложения к какому-либо проекту, когда нужно дать более детальную характеристику одному из документов. Объяснительная же записка часто носит форму оправдательного характера. Ее написание руководство может затребовать в случае какой-либо провинности работника.

В каких случаях пишется?

Согласно ст. 193 Трудового Кодекса РФ работодатель имеет право возложить на работника дисциплинарное взыскание за какой-либо проступок. В качестве наказания сотрудник может получить замечание, выговор или же быть уволен.

Чтобы мера наказания носила справедливый характер, работодатель обязан разобраться в произошедшем и понять причины, приведшие к нежелательным последствиям. Именно для этого и составляется письменное разъяснение работником, виновном в сложившихся обстоятельствах.

Зачем нужна объяснительная записка читайте у нас в
статье.

Обстоятельствами, приведшими к нарушению трудовой дисциплины, могут являться следующие ситуации:

  • опоздание на работу,
  • прогул,
  • невыполнение плана продаж,
  • нарушение правил безопасности на рабочем месте,
  • невыполнение своих обязанностей, поручения руководителя, что повлекло за собой негативные последствия,
  • нахождение на рабочем месте под влиянием алкоголя или наркотиков,
  • сокрытие какой-либо информации,
  • халатное поведение на производстве, повлекшее за собой травмы других сотрудников или какие-либо нарушения в работе,
  • указание неверных данных в деловых документах,
  • потеря или повреждение корпоративного имущества,
  • растрата вверенных средств предприятия.

Причины, повлекшие за собой не желательные последствия, могут быть как уважительные, так и нет. Работодатель самостоятельно решает, насколько сильно виновен сотрудник в случившемся и какую меру наказания к нему применить.

Сроки написания

Объяснительная записка составляется по письменному требованию руководства. После обнаружения проступка работника руководитель в этот же день должен предъявить своему сотруднику требование о предоставлении разъяснений случившего в письменном виде.

При этом в требовании желательно запросить виновника инцидента поставить подпись либо напротив даты получения уведомления, либо напротив пункта об отказе писать объяснительную записку. Таким образом будет документально установлена точная дата получения работником требования.

На написание объяснительной законодательством отводится два рабочих дня. Срок этот отсчитывается не со дня совершения проступка, а со дня получения работником требования. При этом важно понимать, что считаются именно рабочие дни, а не календарные.

Например, сотрудник получил уведомление в пятницу, соответственно свою записку с изложением произошедших событий он должен сдать руководству во вторник. Если бы он получил требование в понедельник, то сроком сдачи объяснительной будет являться среда.

На чье имя адресовать?

В связи с тем, что объяснительная записка является внутренним трудовым документом, то в каждой компании оговариваются правила предоставления деловых бумаг правилами внутреннего трудового распорядка.

Как правило, подобная документация составляется на имя того человека, кому подчиняется сотрудник, т.е. либо на имя непосредственного начальника, либо на имя генерального директора компании.

Если в локальных нормативных актах не указаны иные подчинительные связи, то записка составляется на имя непосредственного руководителя сотрудника.

Однако, генеральный директор компании может издать отдельный акт, в котором назначит специального председателя комиссии по расследованию случившегося инцидента. В этом случае, вся документация пишется на имя председателя.

Порядок оформления и содержание текста

Единая форма написания данного документа не утверждена законом, поэтому в компаниях используются внутренние бланки. Если говорить о том, стоит ли оформить от руки или на компьютере, то оба варианта будут верными. Однако, некоторые работодатели требуют именно рукописное свидетельство произошедшего от своих сотрудников.

Это связано с тем, что в случае попадания дела в суд, невозможно будет оспорить авторство записки. Если же она будет составлена на компьютере, то по одной подписи графологической экспертизе будет либо сложно, либо и вовсе невозможно определить подлинность документа. В этом случае работник может оспорить текст, заявив, что подписал его по принуждению.

Во избежание подобных трудовых споров в напечатанном тексте от руки желательно указывать:

  • полные имя, фамилию и отчество,
  • личную подпись,
  • название должности сотрудника.

Как вся деловая переписка, записка имеет некоторые обязательные стандарты оформления. Структура документа может выглядеть следующим образом:

  1. Шапка.
  2. Текст располагается в правом верхнем углу документа. Сначала указывается наименование адресата, т.е. должность, а в следующие строке – фамилия, имя и отчество человека полностью. В третьей строке пишется наименование составителя (должность), а в четвертой – его фамилия, имя и отчество полностью. При этом предлог «от» по правилам делового письма можно упустить.

  3. Название.
  4. В данном случае ставится «Объяснительная записка». Если текст был набран на компьютере, то название пишется полностью заглавными буквами без точки в конце. Если текст написан от руки, то заголовок начинается с заглавной буквы и продолжается строчными. Точка в конце не ставится. Располагается название в центре листа сразу же под шапкой.

  5. Основной текст.
  6. Здесь виновник событий описывает все произошедшее от первого лица. Нет никаких ограничений или правил, как именно должен быть составлен текст. Однако, следует помнить, что это деловой документ, поэтому важно придерживаться корректности в формулировках, избегать любой разговорной лексики, обвинений и бездоказательных утверждений.

    События важно изложить максимально точно. Если вина служащего очевидна, то ни в коем случае не следует ее отрицать и каким-либо образом себя выгораживать.

    При составлении объяснительной работник может приложить любые другие документы, свидетельствующие о его невиновности. Например, при опоздании на работу можно предоставить распечатанную схему опоздания движения поездов или новости с городского портала о перебоях движения общественного транспорта.

    Если в потере имущества виновен не сотрудник, а имело место быть кража, то любые показания свидетелей или заявление в полицию также должны быть предъявлены.

    Даже самую обычную ссору между коллегами можно представить в выгодном для виновника свете, если удастся собрать какие-либо доказательства правомерности его поступков (письменные или устные).

  7. Дата и подпись.
  8. Дата ставится в левом нижнем углу документа, а напротив справа ставится подпись. Под личным автографом располагается расшифровка.

Важно проследить, чтобы записка была принята под роспись с указанием даты и должности сотрудника, кто ее получил.

Если работник будет не согласен с решением руководства, он может оспорить его действия в следующих инстанция:

  • трудовая инспекция,
  • прокуратура,
  • суд.

Либо внутри предприятия созвать комиссию по трудовым спорам и рассмотреть дело. В сложных ситуациях работнику необходимо предоставить все документы, а самое главное, аргументированно представить в письменном виде данные в свое оправдание.

Примеры

В реальной жизни редко случаются экстраординарные ситуации. Наиболее частой причиной написания оправданий в свой адрес на работе являются семейные обстоятельства.

Образец объяснительной записки по семейным обстоятельствам скачивайте здесь.

Очень часто написание объяснительной записки вызывает затруднение. Никому не хочется получить дисциплинарное взыскание и открыто признавать свою вину или же доказывать свою непричастность.

Какие бы ни были причины, важно правдиво описать свою точку зрения. В связи с тем, что шапка и заголовок носят неизменный характер, приводим различные примеры изложения событий самого текста объяснительной:

Если служащий отказывается назвать причину своего проступка, он может обратиться к руководству с просьбой отнестись к его ситуации с пониманием в виду его предыдущих заслуг:

«9 марта 2015 года я опоздала на работу на 1 час по личным причинам, которые не могу озвучить. Я прошу вас учесть, что за 5 лет службы я никогда не опаздывала более, чем на 10-15 минут, свою работу всегда выполняю исправно и уже второй год являюсь лучшим продавцом по результатам года».

Сотрудник может иметь собственное мнение касательно произошедших событий. Важно его донести до руководства:

«Начальник группы Яковенко В.М. дал мне задание составить план продаж на январь 2016 года. В связи с тем, что составление планов не входит в мои непосредственные обязанности в соответствии с Должностной инструкцией, утвержденной генеральным директором от 10.

05.2004 года, я от данного задания отказался.
Вместо этого я выполнял свои непосредственные обязанности, а именно уехал на встречу с ключевым клиентом ИП Антонюк, в ходе которой заключил с ним договор о пролонгации наших услуг на следующий календарный год».

Может так случится, что сотруднику помешали выполнить свои трудовые обязанности третьи лица. Пример разъяснения о невыполнении плана может выглядеть так:

«Я, Макаров Андрей Николаевич, хочу донести до сведения руководства, что невыполнение плана связано в том числе с банкротством нашего ключевого клиента ООО «Оазис».Данная компания серьезно повлияла на распространение негативных слухов о нашей фирме в ведущих СМИ города, распространяя информацию, что мы не смогли оказать им вовремя юридические услуги.

В связи с этим от услуг нашей компании отказались несколько клиентов, которые находились в моей юрисдикции, а также новые клиенты не желают подписывать с нами договора. Прошу вас опровергнуть слухи о нашей не компетенции и халатном отношении к клиентам».

Источник: https://bizakon.ru/kadry/kak-pisat-obyasnitelnuyu-zapisku.html

Объяснительная записка – что это такое

Как грамотно составить объяснительную

Рассмотрим образец объяснительной записки — как составить такой документ, в каких ситуациях он необходим и как с его помощью улаживать конфликты. Чаще всего объяснительные записки требуют работодатели, но с необходимостью разъяснить какое-либо обстоятельство нередко сталкиваются школьники, студенты, родители, поэтому статья будет полезна широкого кругу читателей.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором разъясняются какие-либо обстоятельства, даются пояснения к проблемной ситуации, раскрываются мотивы поступков и аналогичная информация. Унифицированная форма не предусматривается, поэтому всегда готовится в свободной форме. Допускается писать вручную и на компьютере.

Служебные объяснительные всегда адресуют руководителю, и только он (или специально уполномоченное лицо) вправе потребовать от работника дать пояснения к какой-либо ситуации. Документы в школах, детских садах (от имени родителей) и университетах пишутся на имя директоров, завучей, заведующих, ректоров и деканов.

У работника есть право отказаться писать объяснительную, но придётся заполнить специальный акт отказа. Это сделает работодатель в присутствии двух свидетелей. В большинстве случаев совершенно нецелесообразно отказываться давать объяснения, потому что это усугубляет положение и настраивает работодателя против сотрудника.

Хорошая объяснительная записка способна избавить человека от административного наказания

Для чего пишется

Список ситуаций, когда требуется объяснительная записка, обширен. Наиболее популярные:

  • за опоздание или за отсутствие на рабочем месте;
  • за ошибку в работе, нарушение служебных обязанностей;
  • за отсутствие ребёнка в школе или в детском саду.

Задача — раскрыть мотивы нарушения какого-либо порядка, рассказать подробнее о допущенной ошибке. К подготовке такого документа в большинстве случаев не стоит подходить формально, следует максимально честно и последовательно изложить причины проступка. На основе объяснительной руководители могут решать, привлекать ли работника к ответственности, лишать ли премии, объявлять ли выговор.

Как правильно составить

Российское законодательство не содержит утверждённых форм объяснительных записок, поэтому вопрос «как правильно» не совсем корректен.

Работодатель или другая сторона, затребовавшая объяснительную, не вправе отказываться принять её на основании того, что она «неправильно подготовлена». Форма свободная.

Однако некоторые полезные рекомендации, помогут сделать документ более грамотным, понятным адресату. Помните, что главная задача объяснительной — уладить спорную ситуацию, смягчить или даже снять вину.

Шапка объяснительной должна раскрывать, кому направляется документ — начальнику, руководителю, директору и кто его написал. Проще говоря, «кому» и «от кого».

Пишется в верхнем правом углу. Нужно использовать полные наименования должностей, указывать фамилию целиком, инициалы имени и отчества.

объяснительной записки стоит делать максимально понятным. Используйте простые предложения, придерживайтесь делового стиля, но избегайте штампов, канцеляризмов и сложных описательных конструкций. Объяснить причину опоздания «пробкой на улице Ленина» гораздо лучше, чем «сложной дорожной ситуацией на дорогах на улице Ленина в утренние часы».

Текст лучше умещать на 1 листе А4 — так его проще прочитать. Но если ситуация трудная, одной страницы недостаточно, не стесняйтесь использовать несколько. Это в ваших интересах. Особенно эта рекомендация касается случаев, когда от содержания записки зависит административное взыскание работнику.

За опоздание

Как писать объяснительную на работе за опоздание? Пожалуй, это самый распространённый тип объяснительных. Шапка этого документа будет стандартной — кому адресован и от кого, наименование.

В тексте постарайтесь максимально понятно и честно сформулировать, почему вы опоздали — попали в пробку, сломался автобус или автомобиль, задержал воспитатель ребёнка в детском саду или классный руководитель в школе.

Не бойтесь указывать настоящую причину: это лучше, чем потом попасться на обмане.

Не пишите лишней информации, допускается только извиниться и пообещать, что в будущем будете более пунктуальны.

Пример объяснительной за опоздание

За неисполнение служебных обязанностей

Чем отличается объяснительная записка за неисполнение служебных обязанностей? Она должна содержать описание причин, по которым сотрудник не справился со своей работой, не сделал то, что положено ему должностной инструкцией. Как пишется такой документ? В записке сотрудник излагает свой взгляд на события, указывает причины, описывает детали, о которых неизвестно работодателю.

На основе этого документа работодатель решает, к какой ответственности привлекать своего подчинённого. Поэтому приветствуется изложение реальных уважительных причин, точность формулировок.

Не перекладывайте ответственность на коллег, кроме случаев, когда оплошность произошла действительно по их вине.

Постарайтесь подчеркнуть, что проступок не привёл к непоправимым последствиям или вы сумели вовремя их предотвратить.

Пример объяснительной за рабочую ошибку

За отсутствие ребёнка в школе

Объяснительная записка в школу об отсутствии ребенка — одна из самых простых. Родителю достаточно указать точную дату отсутствия и причину — плохое самочувствие без высокой температуры или поездка. Возможны и любые другие уважительные причины. Если такие записки родители пишут 1-2 раза в год, проблем с учителями возникнуть не должно.

Пример объяснительной за отсутствие ребёнка в школе

От ребёнка за опоздание или плохое поведение

Нередко объяснительную приходится писать не взрослому человеку, а ребёнку — за опоздание на занятия или плохое поведение на перемене. Научите своего сына или дочь готовить такие документы, чтобы в подобной ситуации они чувствовали себя увереннее (это не значит, что вы поощряете их опаздывать или хулиганить — вы учите их защищать себя в конфликтах и разбирательствах).

Записка от ученика пишется на имя директора школы или классного руководителя. Ребёнок указывает, в каком классе учится. В тексте нужно описать причину опоздания, плохого поведения максимально подробно и самым простым языком — «задержался в столовой из-за большой очереди», «ждал очереди в библиотеке, чтобы взять книгу к уроку» и так далее.

Пример объяснительной от ребёнка

Уведомление о необходимости письменных объяснений

Как работник узнаёт, что должен писать объяснительную? Есть 2 основных варианта:

  • Устное замечание. Обычно касается незначительных проступков вроде разовых опозданий.
  • Письменное уведомление о необходимости дать письменное объяснение. Как правило, касается более сложных ситуаций, серьёзных проступков или по факту выявленных нарушений, которые привели к неблагоприятным последствиям.

В письменном уведомлении работодатель указывает в какой срок и на имя кого работник должен представить записку. У уведомления будет дата и номер, которые следует указать в ответе. То есть, текст можно начать так: «В ответ на уведомление от 21 января 2019 года №45 сообщаю…».

Заключение

Для работника объяснительная записка — это способ избежать административного взыскания, возможность, объяснить свой проступок или оплошность.

Для работодателя — способ больше узнать о проблемной ситуации и решить, нужно ли привлекать работника к административной ответственности.

Не бойтесь писать объяснительные записки простым и понятным языком, избегайте штампов и канцеляризмов, наполняйте текст деталями, которые помогут работодателю понять, что строгое наказание не нужно.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/personal/pravovye-voprosy/obyasnitelnaya-zapiska-chto-eto-takoe.html

Как писать объяснительную на работу правильно – нужно ли писать и образец объяснительной

Как грамотно составить объяснительную

Ст. 193 ТК РФ ясно дает понять, что объяснительные записки на имя директора тесно связаны с совершением работником противоправных действий либо невыполнением служебных обязанностей.

Кроме того, человек может быть нарушителем правил внутреннего трудового распорядка на предприятии. В этой ситуации начальник вправе наложить на подчиненного дисциплинарное взыскание. Перед этим он требует от работника разъяснений. И последний обязан написать объяснительную.

Причины, которые побуждают писать записку начальнику, следующие:

  1. Опоздание. Причины этого могут разными: уважительные и неуважительные. Работник в записке должен четко рассказать, по какой причине он не пришел вовремя. На основе его рассказа начальник делает выводы о том, были ли причины уважительными.
  2. Работник не выполняет служебные обязанности или трудится, но не в полном объеме.
  3. Прогул.
  4. Получение человеком травм на производстве, во время рабочего процесса, по собственной халатности.
  5. Невыполнение поручения, данного ему начальником.
  6. Нахождение на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
  7. Нарушение правил техники безопасности и т.д.

Для чего применяется объяснительная записка

Основное предназначение деловой записки заключается в прояснении сложившейся ситуации работодателю работником предприятия, являющегося участником происшедшего события, обычно негативного, в котором он может являться потенциальным виновником. Целью написания объяснительной записки является проведение внутреннего расследования случившегося события и выявление его причины для недопущения аналогичных случаев.

На основании законодательных требований Российской Федерации, работодатель имеет право требовать у работника написание объяснительной в случае совершения им дисциплинарного проступка.

В соответствии с законом, сотрудник компании имеет право отказаться писать объяснительную записку по определенному событию, однако в такой ситуации, работодатель правомерен применить дисциплинарное взыскание по отношению к работнику без проведения специального расследования.

Часто на предприятии руководитель, столкнувшись с неправильным или неграмотным выполнением служебных обязанностей сотрудником, требует письменное объяснение ситуации

Виды и форма объяснительных записок

Объяснение в письменном виде работодатели требуют в случае, если нужно доказать уважительные причины произошедшего. Перед тем, как применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, нужно разобраться в причинах проступка.

https://www.youtube.com/watch?v=KNu3zxQHiLU\u0026list=RDKNu3zxQHiLU\u0026start_radio=1

Как написать объяснительную? Каждый подобный документ должен содержать информацию о том, что произошло. Если вины сотрудника в его действиях нет, работодатель должен четко это понимать.

Виды записок зависят от проступка. Различают:

  • о невыполнении служебных обязанностей;
  • о невыходе на место трудовой деятельности;
  • о несвоевременном предоставлении документов;
  • об отсутствии на рабочем месте;
  • о невыполнении плана продажи и т.д.

записки зависит от направления деятельности фирмы, вида проступка подчиненного.

В записку обязательно включаются реквизиты:

  • название предприятия, где трудится человек;
  • адресат, которым выступает руководитель фирмы;
  • сам сотрудник;
  • название документа;
  • регистрационный №;
  • текст;
  • день написания;
  • подпись провинившегося сотрудника.

По итогам рассмотрения фактических обстоятельств, изложенных в документе, записки делятся на оправдательные и объяснительные.

  1. Оправдательный документ содержит причины, которые привели работника к неверным действиям или, наоборот, к бездействию.
  2. Объяснительный: сотрудник поясняет действия других лиц, а также собственные, указывая на факты, которые привели к конкретной ситуации, они произошли помимо его желания.

Какую силу имеет и на что может повлиять

В большинстве случаев служебного расследования объяснительная записка является основным документом, раскрывающим подробности и причины произошедшего нарушения.

От ее содержания зависит решение комиссии о наказании работника, при условии, что она содержит в себе достоверные сведения. Но в отдельных случаях, когда имеются другие доказательства виновности (невиновности) работника, она будет всего лишь формальностью, необходимой для соблюдения процедуры проведения служебного расследования.

Сроки написания объяснительной записки

На написание объяснительной по ст. 193 ТК РФ дается два дня. При этом учитывается график работы сотрудника.

Объяснение пишется в ситуации, если сотруднику был предоставлен акт или другой документ о совершенном сотрудником нарушении. Либо поступила просьба в письменном виде от руководства с описанием причин совершенного проступка.

Гражданин может потребовать заверенную копию объяснительной. Работодатель обязан отдать ее.

Чем регламентируется

В законодательстве нет такого понятия как объяснительная записка, но согласно статье 193 ТК РФ, перед тем как наказать работника, работодатель обязан получить от него письменное объяснение по факту выявленного нарушения.

Традиционно в делопроизводстве этот документ стал называться объяснительной запиской.

Но это не значит, что если работник назовет этот документ по-другому, например «письменные объяснения», работодатель вправе не принять его.

То есть объяснительная записка не будет являться обязательным документом, если в материалах расследования уже присутствуют письменные объяснения работника, названные иначе.

Юридическая сила объяснительной записки

Работодателю необходимо принять обоснованное решение о степени виновности сотрудника, получить объяснение в письменном виде. А также провести служебное расследование. Начальник требует изложить обстоятельства рассматриваемого дела на бумаге.

Как писать объяснительную записку? Документ выступает основой для принятия правового решения, так как позволяет:

  • оценить ситуацию, полно и всестороннее;
  • выявить тех, кто виновен в правонарушении;
  • принять меры по предупреждению ситуации в дальнейшем;
  • купировать трудовые споры;
  • наказать или отменить санкции в отношении виновного человека.

Как грамотно написать объяснительную? Чтобы документ обрел статус юридически грамотного, необходимо соблюсти все формальности. Тем не менее, записка имеет исключительно информационный, но не доказательственный характер.

Кто, кому и в какой срок её пишет

Писать объяснительную записку должны следующие категории работников:

  • те, кто совершил нарушение трудовой дисциплины или должностной инструкции;
  • те, кто присутствовал при совершении другим человеком нарушения;
  • те, кто являются непосредственными руководителями работника, в отношении которого проводится служебное расследование;
  • любой работник, у которого работодатель запросил объяснения.

Это не значит, что при совершении какого-либо нарушения все вышеуказанные работники должны писать объяснительные — это остается на усмотрении комиссии, проводящей расследование. Обязательным будет только написание объяснительной лицом, к которому будут применены дисциплинарные наказания.

https://www.youtube.com/watch?v=lOac1vzj51k\u0026list=RDKNu3zxQHiLU\u0026start_radio=1

Чаще всего объяснительная записка пишется на имя руководителя организации, независимо от того, кто является председателем комиссии, проводящей служебное расследование.

Источник: https://za-nas-zakon.ru/rabota/oformlenie-obyasnitelnoj.html

Как написать объяснительную о пропуске занятий в вузе? Образцы объяснительных

Как грамотно составить объяснительную

Часто студентов пугают объяснительными, которыми придется отчитываться перед куратором, преподавателем и даже ректором за совершенные проступки. Правда в том, что с помощью правильно оформленной объяснительной можно исправить общее впечатление и доказать оправданность своего поступка.

Если речь идет о пропуске занятий, то можно считать объяснительную записку письменным доказательством того, что студент не просто прогулял занятие, а у него были на это весомые причины.

Как правильно составить объяснительную о пропуске и что действительно считается уважительной причиной – разберем подробнее.

Объяснительная – это официальный документ, написанный студентом, где он поясняет причины состоявшегося события или факта, произошедшего непосредственно с автором записки, и за которые он несет личную ответственность.

Чаще всего такая записка пишется по собственной инициативе студента, для прояснения сложившейся ситуации.

Однако, документ может составляться и по требованию адресата, например, куратора, декана или преподавателя, того кто будет принимать решение о необходимости назначения дисциплинарного наказания.

Объяснительная записка – это возможность доказать свою правоту и предоставить факты в свое оправдание. Письменное оформление является обязательным, так как это служит гарантией, что в дальнейшем студент не сможет изменить свои слова.

Студент вправе отказаться от предоставления подобных документов, но тогда к нему могут применить дисциплинарное наказание.

Срок предоставления объяснительной записки

Сразу необходимо уточнить важный факт: строгие нормы по предоставлению объяснительной закреплены только в ТК РФ. У сотрудника есть всего 2 дня на предоставление записки перед тем, как ему могут предъявить дисциплинарное взыскание.

Что же касается ВУЗов, то сроки предоставления объяснительной устанавливаются администрацией. У студента, как правило, срок четко не ограничен, но он должен быть разумным. Чаще всего предоставить объяснительную о пропуске занятий требуют на следующий день, но могут быть и отсрочки до 2-3 дней.

Какими способами можно написать объяснительную записку

На практике предусмотрено всего 2 способа написания объяснительной:

  1. От руки – это самый простой и распространенный вариант, особенно если документ необходимо предоставить в кратчайшие сроки. Записка, оформленная от руки, позволяет идентифицировать автора, сверив почерк. Такой вариант оформления является наиболее приемлемым.
  2. В печатном виде – такой способ больше подходит для организаций, с установленными нормами по ведению документации. Однако, студент тоже может предоставить объяснительную набранную на компьютере. Но в обязательном порядке нужно поставить от руки подпись и дату. Она и будет гарантировать достоверность напечатанного документа.

При этом наиболее важным является не сам способ написания, а правильность оформления, и соблюдение всех общепринятых норм написания объяснительной.

Правила оформления объяснительной записки

Каждое высшее учебное заведение может устанавливать свои нормы и правила составления внутренней документации. Особенно если речь идет об объяснительной от студента. Строгих норм, установленных законодательством, нет, однако есть общепринятая форма, которая применима для большинства организаций и учреждений.

Стандартные требования к оформлению:

  1. Документ оформляться на листе А4 с соблюдением отступов по краям: примерно 2-3 см с левого края, 1 см с правой стороны и по 1,5 см сверху и снизу листа.
  2. Максимальный объем письма не может быть более 2 страниц.
  3. Текст оформляется в официально-деловом стиле, неприемлемо использование ненормативной и сленговой лексики.
  4. Изложенные факты должны быть достоверными, и их можно каким-либо способом проверить.
  5. Изложение ведется от первого лица: «Я пропустил занятие…».
  6. Недопустимо наличие исправлений и зачеркиваний.

Шаблон написания объяснительной

Хотя строгих норм по написанию документа студентом нет, но все же есть определенная структура, которую нужно соблюдать при оформлении объяснительной записки. Она должна содержать три основные составляющие: шапку, с указанием адресата и автора, основную часть и дату с подписью.

Шапка

Шапка (штамп) – это верхняя часть документа, располагающаяся с правой стороны листа, где в столбик указываются данные адресата и автора записки.

Сначала пишется, на чье имя оформляется документ – указывается должность, место работы (учебное заведение) и ФИО руководителя учебного заведения (заведующего кафедрой, куратора).

Заполнение данных осуществляется в дательном падеже. Как правило, у куратора и старосты группы должен быть образец написания подобного документа.

Поэтому его лучше переписать с образца, чтобы не допустить неприятных ошибок.

Ниже прописываются данные автора (от кого предоставлена записка): должность и ФИО. Под должностью стоит понимать общепринятую для ВУЗов форму «студент» с указанием факультета, формы обучения, группы и курса. Информация прописывается в родительном падеже.

Основная часть

Тело записки представляет собой небольшой текст, имеющий название (заглавие) и написанный в произвольном порядке основной текст объяснительной.

Заглавие пишется посередине листа, сделав небольшой отступ от «шапки». В обязательном порядке первая буква пишется заглавной, и в конце не ставится точка. В нашем случае заглавие будет иметь вид: «Объяснительная записка».

Основная часть оформляется с красной строки, с соблюдением отступа от края листа.

В тексте пояснения автор указывает обстоятельства (пропуск пары в конкретный день или время) и причину, по которой он не смог присутствовать на занятиях.

Здесь описывается произошедшее событие, уточняются конкретные промежутки времени, и, при наличии, делаются ссылки на подтверждающие документы, которые могут быть приложены к объяснительной.

К примеру, если студент посещал врача, тогда он может в качестве доказательств предоставить запись из амбулаторной карты или любое другое заключение, на котором будет указана дата, соответствующая пропущенному учебному дню, подпись и печать врача.

Дата и подпись

В конце документа в обязательном порядке ставится дата написания записки, и подпись студента. Дата указывается с левой стороны, а подпись ставится с правой стороны под основным текстом. В некоторых случаях рядом с подписью может требоваться написание ФИО учащегося в сокращенной форме (фамилия и инициалы). Особенно это касается ситуаций, когда текст набирался на компьютере.

Образцы составления объяснительной за пропуск

Совершенно неважно, сколько по времени было пропущено занятии: 10 минут, или несколько пар.

Если преподаватель уже поставил в журнал отметку об отсутствии студента на занятии, тогда для подтверждения уважительности причины необходимо написать объяснительную.

В ней студент должен честно расписать события, повлекшие за собой отсутствие его на парах. В отдельных случаях достаточно банального указания времени и причины пропуска.

В качестве доказательств можно использовать справки, акты, давать ссылки на сообщения СМИ (если произошло ДТП или другое происшествие).

Вот два примера объяснительных, которые соответствуют правилам:

«Примеры объяснительных»
Скачивание начнётся сразу после клика по иконке PDF

Что можно считать уважительной и неуважительной причиной пропуска занятий

Пропуск занятий может быть вынужденным, по уважительной причине и умышленным – без уважительной причины. В зависимости от этого также будет приниматься решение о необходимости дисциплинарного наказания.

Неуважительные причины

За неуважительную причину систематических прогулов вполне могут не допустить к сдаче сессии, особенно если у студента накопилась большая академическая задолженность. В редких случаях возможно применение крайних мер, вплоть до отчисления.

Неуважительными причинами считаются:

  1. Самовольный уход с занятий без ведома и разрешения преподавателя.
  2. Уход в случае длительного отсутствия преподавателя. Студенты лично, без особых распоряжений принимают решение о возможности уйти, аргументируя свой поступок фразой: «Студенты ждут 15 минут».
  3. Отсутствие на парах с объяснением случившегося: «Я проспал…», «У меня не зазвонил будильник…» и другие, которые можно считать обычной халатностью;
  4. При отсутствии любых объяснений со стороны студента.

Уважительные причины

Уважительная причина – это обстоятельства, которые невозможно отменить или предугадать заранее, и они, в большинстве случаев, не зависят непосредственно от учащегося.

К уважительным причинам можно отнести:

  1. Болезнь, в случае если студент может предоставить больничный лист, справку, заключение врача или выписку из амбулаторной карты, где будет указана дата, совпадающая с днем пропуска занятий. Причем болезнь близких родственников тоже может стать уважительной причиной, если студент сможет доказать, что его присутствие с больным было необходимым.
  2. Задержки, поломки, аварии, произошедшие с транспортным средством, если студент добирается в ВУЗ общественным или другим транспортом. В качестве доказательства можно использовать фотографии, протоколы, выдержки из СМИ, билеты.
  3. Похороны родственников. Как правило, в таких ситуациях не требуется доказательств, но в исключительных случаях возможно предоставление копии свидетельства о смерти.
  4. Форс-мажорные обстоятельства: поломка лифта, аварийная ситуация дома с вызовом мастера (не считается уважительной причиной, если мастер был вызван по собственной инициативе), посещение квартиры коммунальными службами и другое. Можно предоставить заключение или акт от соответствующей организации.
  5. Погодные условия. Уважительной причиной будет считаться любые непредвиденные погодные условия, которые реально затрудняют возможность добраться в учебное заведение: сильный ураган, обильное выпадение снега и других осадков, препятствующее передвижению транспорта.
  6. Участие студента в общественно важных мероприятиях: конкурсы талантов, олимпиады, посещение других инстанций, с предоставлением подтверждений от организации.

А также можно считать уважительной причиной, если студент заранее уведомил о своем отсутствии в конкретный день, и предоставил какое-либо подтверждение своего будущего пропуска.

В отдельных случаях достаточно обычного звонка преподавателю с объяснением обстоятельств, к примеру, сломался автомобиль или автобус, или он попал в пробку, и будет на паре в течение ближайшего времени. Некоторым студентам могут пойти на уступки не поставят «пропуск».

В качестве заключения стоит отметить, что любой пропуск нужно не только подтвердить объяснительной и предоставить аргументы в свое оправдание, но и в дальнейшем отработать пропущенные семинары и лекции, чтобы устранить академическую задолженность.

Источник: https://bankstoday.net/last-articles/kak-pravilno-napisat-obyasnitelnuyu-o-propuske-zanyatij-v-vuze-chtoby-ne-otchislili-obraztsy

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.