Как грамотно составить служебную записку

Содержание

Что такое служебные записки и как правильно их писать: цели и основания составления, образец

Как грамотно составить служебную записку

В процессе трудовой деятельности оформляется немало документации и оформление служебных записок тому не исключение. , прописанное в них, обеспечивает взаимодействие между сотрудником и руководителем. Как правильно писать служебные записки, а также образец их составления будут рассмотрены в данной статье.

Цель оформления документа

Для чего составляют служебную записку

Служебная записка облечена в форму документа, которая принята на предприятии. С ее помощью решение производственных задач осуществляется намного быстрее. Извещение руководителя об имеющейся проблеме с предложениями о дальнейших действиях становится свойственным при решении задач.

К примеру, в служебной записке работник известил руководство об опасности используемого в техпроцессе оборудования, а именно об отсутствии заземления и параллельно предложил способ устранения данной проблемы. В бумажном варианте обозначена проблема, которую необходимо устранить в ближайшее время, а приступать к выполнению работ сотрудник не имеет права до устранения нарушения.

Установленной формы записок не предусмотрено, они оформляются произвольно: набираются на компьютере или вручную. Неважно, какая будет направлена версия руководителю: электронная или в виде записки, руководство должно прореагировать на изложенную в ней информацию.

Разновидности документа

Служебным письмом руководитель оповещается об имеющихся трудностях на его объекте. При этом работник, написавший его, выполняет не только производственные задачи, но и указывает на существующие проблемы.

Служебные записки подразделяются на:

  1. О фактах отрицательно сказывающихся на работе. К таковым относятся докладные, жалобы, а также объяснительные.
  2. Об обосновании пояснений к существующей документации. Это просьбы о выделении материальных средств, повышении категории сотрудника или премировании.
  3. Документ регулирует отношения между подчиненным и руководителем.

В служебных записках можно освещать разные моменты:

  • материальное обеспечение;
  • снабжение спецодеждой, СИЗ и СИЗОД;
  • какие производственные задачи необходимо решить;
  • кого из сотрудников направить на повышение квалификации;
  • просьбы о премировании работников;
  • жалобы на другого работника.

Служебная записка оформляется по форме ходатайства, если вопрос касается конкретного сотрудника.

Какие основания для оформления записки

В каких случаях составляют служебную записку

Чтобы грамотно составить служебную записку следует придерживаться основных рекомендаций.

Записка состоит из двух частей:

  • первая — содержательная, то есть в ней указывается информация о факте произошедших событий;
  • вторая — это предложение или просьба что-либо выполнить.

Подготовка служебной записки рекомендована в случаях:

  • допущенные нарушения либо халатность сотрудника привели к неблагоприятным последствиям;
  • недостаточное выделение финансовых средств на реализацию нужного мероприятия;
  • если сотрудник совершил прогул или явился на работу в нетрезвом виде;
  • по результатам трудовой деятельности сотрудника нужно премировать;
  • отправление в командировку работника в связи с производственной необходимостью;
  • требуется вызвать работника из отпуска или необходим его выход в выходной день;
  • иные возможные ситуации, которые требуют, чтобы руководитель был задействован.

Служебная записка пишется одинаково, применительно ко всем случаям, но в ней важно указать все возможные нюансы.

Пример составления записки

Сотрудникам необходимо владеть элементарными знаниями по написанию документа, при этом отразив в нем все сведения.

Требования к написанию:

  1. Обозначение адреса, то есть, кому направляется записка на рассмотрение. В правом углу сверху пишутся: должность; фамилия — полностью, инициалы — можно сократить, а также от кого направляется обращение.
  2. Номер документа и его название прописываются ниже.
  3. После излагается существующая проблема подробно.
  4. Предложения по выходу из сложившейся ситуации.
  5. Далее обозначается автор записки, его инициалы и должность, а также подпись и дата составления.

Тонкости заполнения

Особенности составления служебной записки

Бумагу будет подготовить просто, если знать некоторые нюансы ее составления. Можно для этого воспользоваться примерным образцом:

  1. Записка составляется на 11 формате.
  2. Если вариант рукописный, то должен быть выбран цвет пасты синий.
  3. При оформлении электронного документа следует выбрать шрифт и его номер в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
  4. Отступ слева — 2,5-3,5 см, а справа — от 1,25 до 2,5 см.
  5. Нижние и верхние отступы принимаются равными 2 см.

Для конкретного предприятия могут быть установлены и иные нормативы.

Форма электронного документа

Когда в организации предусмотрен обмен информацией при помощи средств электронной почты, то и отправить служебную записку можно будет без труда. Основное достоинство такой доставки — это оперативность.

Электронный документ оформляется таким же образом, как и рукописный.

Основная часть содержит главную проблему. Можно лишь не пропечатывать адреса направления. В строке «Тема» нужно указать, куда послание направить, а строке «Адрес» написать, кому оно отправляется. Записка будет вставлена автоматически и переправлена в место назначения.

Можно обозначить отдельно на свободном поле имя отправителя. Немаловажно установить оповещение о результате прочтения документа, так будет возможность удостовериться, что записка ушла своевременно.

Важные критерии

При составлении документа необходимо принять во внимание следующее:

  1. Если это ходатайство, то его обязательно написать на имя руководителя.
  2. Обозначение в цифрах количества продукции, ее назначения и количества.
  3. Если в записке указывается много работников, то обязательно ее подготовить непосредственным их руководителем.
  4. На основании каких достижений премируется работник.
  5. При ходатайстве о повышении в должности, следует указать обстоятельства.
  6. Если это жалоба, то указать ее причины: неуплату положенной суммы, некачественное выполнение работ и иные.
  7. При выходе из строя оборудования нужно проинформировать по какой причине это произошло.
  8. Если жалоба подготавливается о несвоевременном предоставлении отчета, то обязательно следует указать за какой период времени.

При соблюдении основных рекомендаций подготовка служебной записки будет грамотной и лаконичной.

Рассмотрение и хранение записки

Как хранят служебные записки

Рассмотреть информацию, изложенную в записке, руководитель должен в день ее получения. А принимать решение в срок, установленный нормативными документами на предприятии. Но при этом обязательно должна быть резолюция о положительном, либо об отрицательном решении.

Хранится документ совместно с входящей документацией на предприятии, а уничтожается в плановом порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Подробнее о служебных записках смотрите в этом видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/kak-pravilno-pisat-sluzhebnye-zapiski-obrazets.html

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Как грамотно составить служебную записку

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка

05.04.2019 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://news.myseldon.com/ru/news/index/228730165

Служебная записка это помощник в ряде случаев

Как грамотно составить служебную записку

   Общаться с директором или с руководством другого структурного подразделения фирмы кадровику можно не только лично, особенно в условиях цейтнота, когда директор или руководитель могут просто забыть в суматохе об обращении сотрудника.

В качестве инструмента взаимодействия с руководством можно использовать служебные записки.

По сути, служебная записка – это информационно-справочный документ, содержащий в себе просьбу или требование и документально фиксирующий обращение к руководителю.

Бывают случаи, когда только служебная записка может уберечь от несправедливых претензий к сотруднику со стороны руководства. Отдельное дело для регистрации служебных записок заводить в номенклатуру не обязательно, можно регистрировать их как исходящую документацию. Регистрация записок очень важна, это подтверждение факта взаимоотношений.

Зачем нужна служебная записка

Кадровикам по службе приходится взаимодействовать не только с начальством, но и со всеми структурными подразделениями компании.

На устные просьбы или пожелания вы не всегда сможете получить ответ, а если просьбу задокументировать и зарегистрировать, вы не только придадите ей значимости, но и сможете подстраховаться от некоторых неприятностей.

Служебные записки могут писать не только кадровики. Будет правильно, если кадровик научит сотрудников компании пользоваться этим инструментом.

Вот вам реальный пример. В ваши должностные обязанности входит оформление трудовых книжек. Чистых бланков у вас не осталось, но на работу принимается специалист, который еще нигде не работал и трудовая книжка ему еще не выписывалась.

По закону в течение 5 дней вы обязаны завести на него трудовую книжку и оформить её.

Устные просьбы по покупке бланков остались без ответа, время идёт.

Нарушение срока оформления – это нарушение условий вашего трудового договора, за что можно схлопотать дисциплинарное наказание.

Выход – служебная записка!

Цель служебной записки

Составили записку с просьбой приобрести бланки, зарегистрировали её – подстраховались от дисциплинарки! Вопрос будет решен, поскольку у директора теперь есть напоминание.

Как написать служебную записку

Чаще всего с записками обращаются к руководству, чтобы сообщить о какой-либо внутренней проблеме. Унифицированной формы записки не существует, но составляется она по правилам. Основой служебной записки может являться:

  • просьба;
  • замечание;
  • предложение.

Главное – описать суть проблемы, последствия при бездействии и предложить пути решения. Вот примерно как оформить служебную записку:

Примерное содержание служебной записки

  • начните с «шапки» (адресат и адресант);
  • назовите документ – «Служебная записка»;
  • укажите дату и исходящий номер;
  • опишите проблему;
  • перечислите возможные последствия;
  • предложите варианты решения;
  • подпишитесь.

Для наглядности ниже простая служебная записка – образец того, как правильно написать служебную записку:

Генеральному директору ООО «Фортуна»Горбункову С.С.

от начальника отдела кадров Лаптевой М.И.

Служебная записка
Исх.№ ______________ 20 декабря 2015г.

Настоящим ставлю Вас в известность, что в распоряжении отдела кадров нет бланков трудовых книжек и вкладышей в них. 20 декабря 2015г. был принят на работу Сидоров И.И., не имеющий трудовой книжки.

Если я не оформлю на Сидорова И.И. трудовую книжку в 5-дневный срок, мне грозит административный штраф от 500 до 3000 рублей, а ООО «Фортуна» – от 30 до 50 тысяч!

Чтобы такого не произошло, необходимо приобрести бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки понадобятся и в будущем, ведь приём на работу у нас ведётся постоянно.

Настоящим предлагаю:
1. Приобрести бланки трудовых книжек в количестве 20 штук и бланки вкладышей в книжки в количестве 10 штук.

2. Либо поручить мне покупку бланков на собственные средства, а потом возместить потраченную сумму на основании отчётных документов.

Начальник отдела кадров _________________/М.И.Лаптева    

Если на предприятии есть секретарь, то записку нужно не только зарегистрировать в своих исходящих документах, но и у секретаря:

Регистрация записки

  • готовите записку в 2-х экземплярах;
  • регистрируете в своих исходящих документах;
  • регистрируете у секретаря (секретарь напишет дату, входящий номер и распишется);
  • один экземпляр передаём секретарю, а зарегистрированный вложим в папку исходящих документов. 

Служебку можно и в электронном виде отправить, и по факсу. Подтверждением отправки может служить как распечатка электронного документа, так и отчёт факса.

Внешняя служебная записка

  Иногда случается, что служебные записки выступают в роли внешнего документа, то есть адресуются они работникам другой организации. Посредством записок фирмы обмениваются информацией.

Кадровик может использовать внешнюю переписку, например, при приёме работника переводом из другой организации.

Можно оформить претензию в виде служебной записки. Например, если магазин канцтоваров не поставил в назначенный срок бланки трудовых книжек, направьте туда служебку в виде претензии.

Служебная или докладная записка

Внутренняя переписка подразумевает наличие нескольких видов записок:

  • служебная;
  • докладная;
  • объяснительная.

Понятно, что в объяснительной записке даются объяснения по тому или иному факту. Например, объяснение прогула или опоздания. А выбрать, какая именно нужна – докладная или служебная записка, разница не существенна. Но всё же она есть.

В докладной записке чаще описывается проблема в работе или какие-то нарушения со стороны работников. Просьбы и решения проблем докладная не содержит. Оформляются докладные аналогично служебным. Текст докладной выглядеть может, например, так:

Докладываю о том, что системный администратор Петров А.А. каждый день опаздывает на работу на 1-2 часа.  

Только не воспринимайте данный текст докладной как “закладная”. В конечном итоге опаздывающий Петров А.А. нанесет компании финансовый вред и спросить могут с того, кто не предупредил руководство.

Регистрация документов

Докладная, как и служебная записка – это документ, требующий регистрации. Хотя ни в одном законном акте этого не прописано, страхуйтесь – регистрируйте все возможные исходящие документы!

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/sluzhebnaya-zapiska.html

Как написать служебную записку: образец и правила составления

Как грамотно составить служебную записку

Под служебной запиской подразумевается внутренний документ на предприятии, являющийся нормативным способом донесения необходимой информации от одного сотрудника другому.

При этом данный документ имеет отдельные юридические нюансы, важные в исполнении трудовой деятельности.

В рамках статьи рассмотрим, как написать служебную записку, а также какой правильный порядок ее заполнения и учета.

1. Что такое служебная записка и зачем она нужна 2. Порядок составления служебных записок 3. Служебные записки и отдельные нюансы их оборота на предприятии

Что такое служебная записка и зачем она нужна

Вопросам использования служебных записок российское трудовое законодательство не уделяет внимания.

Упоминаются данные документы в отдельных положениях Трудового кодекса, что позволяет квалифицировать их как информационный документ для внутреннего оборота на предприятии, не обязывающий ни к чему, однако учитывая его письменную форму и указание точного времени и иной информации, порождающий определённые правовые последствия.

В частности, служебные записки могут использоваться для официального информирования работниками своих руководителей и коллег о невозможности выполнения тех или иных задач, связанных с прямыми рабочими обязанностями, о необходимости приобретения отдельных предметов, проведения определенных работ и других мероприятий. При этом наличие таковой записки является одним из основных факторов, освобождающих работника от ответственности.

Фактически, служебная записка поднимает определённую проблему, связанную с осуществлением трудовой деятельности сотрудника и переносит ответственность за её исполнение на других сотрудников, руководителей или коллектив.

Впоследствии, данная записка может выступать как доказательство при возможных трудовых спорах, разбирательствах и назначении дисциплинарных взысканий.

Но таковое её применение возможно лишь при условии соблюдения правильного порядка составления и оформления служебных записок.

Как составить служебную записку: образец

Нормативов, которые регулировали бы составление, форму и порядок подачи служебных записок на федеральном, региональном либо муниципальном уровнях, не существует.

Тем не менее, на отдельных предприятиях внутренними положениями, распоряжениями и нормативами может устанавливаться строгая и конкретная форма исполнения и оборота таковых документов.

В случае, если таковая форма предусмотрена правилами внутреннего распорядка, служебные записки могут считаться документами, порождающими юридические последствия, только в случае соответствия обозначенным формам и нормативам.

В иных же ситуациях допускается свободное составление таковых документов, однако в целом рекомендуется придерживаться ряда устоявшихся нормативов по составлению типовых служебных записок. В частности, если возникла необходимость написать служебную записку, можно придерживаться следующего пошагового порядка оформления:

  1. Адресат записки. Он указывается в правом верхнем углу, с обязательным указанием фамилии, инициалов и должности такового адресата, а также с полным наименованием предприятия и подразделения, внутри которого действует таковая записка.
  2. Преамбула записки. В ней обозначается название документа — «Служебная записка», а также порядковый номер, если нумерация записок предусматривается правилами предприятия, и таковые документы подлежат отчетности и хранению в архивах.
  3. Изложение сути проблемы либо ситуации, о которой информируется адресат записки.
  4. Указание предложений по возможному решению своих ситуаций или необходимых действий со стороны руководителя или адресата, которые могли бы поспособствовать устранению проблемы.
  5. Внизу записки, строго по окончании её текста, указываются должность, фамилия и инициалы автора данного документа, а также проставляется дата и подпись. Кроме этого, допускается также и указание точного времени составления и направления записки, если это может иметь значение для разрешения сложившейся ситуации.

Важный факт

Допускается заверение записки печатью предприятия и составление записи о ней в архивных документах. При этом функции передачи записки адресату может исполнять как канцелярия или секретариат, так и кадровый отдел или любые другие сотрудники данного предприятия.

Скачать образец служебной записки

Служебные записки и отдельные нюансы их оборота на предприятии

Современные технологии позволяют использовать внутри предприятий различные системы электронного документооборота.

При этом допускается возможность направления и служебных записок в электронном виде.

Таковые документы могут отправляться как посредством электронной почты, так и с помощью любых других принятых на предприятии средств для обмена сообщениями или иными данными.

Обратите внимание

Юридическое значение имеет передача записок в электронном виде исключительно в случае, если правила внутреннего распорядка подразумевают использование отдельных систем и способов коммуникации между сотрудниками в электронном виде. В противном случае использовать таковую служебную записку как доказательство не будет возможно.

В целом, главный спектр применения служебных записок – возможная защита работника от дисциплинарных наказаний за неисполнение своих служебных обязанностей.

Эта функция во многом похожа на функцию объяснительных, однако объяснительная пишется по факту свершившегося неисполнения, а записка составляется с целью предварительного уведомления.

Соответственно, наличие таковой записки может служить весомым доказательством невозможности привлечения работника к ответственности дисциплинарного характера, если содержание документа будет ясно демонстрировать невозможность исполнения возложенных на трудящегося обязанностей не по его собственной вине. При этом записка может использоваться в качестве доказательства, как во время проведения внутренних служебных расследований, так и в последующих судебных разбирательствах.

(414 голос., 4,55 из 5)
Загрузка…

Источник: https://pravo.moe/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazec/

Служебное письмо: образец – Дело

Как грамотно составить служебную записку

Кроме того, большая часть сделок начинаются именно с переписки, поэтому правильно оформленное и составленное письмо поможет создать благоприятное впечатление об организации-корреспонденте.

О том, что представляет из себя деловая переписка и как правильно ее вести, мы поговорим ниже.

Общие правила деловой переписки

Скачать образец служебного письма.

Сразу следует отметить, что каждое письмо является индивидуальным. На его характер влияет множество факторов, таких, например, как личности отправителя и адресата, их должности, а также ситуация.

Прежде чем отправлять письмо, необходимо позаботиться о некоторых ключевых моментах:

  • необходимо определить такие характеристики, как тип письма (сопроводительное, гарантийное, напоминание или извещение), а также является ли оно презентационным и предполагает ли ответ;
  • установить степень доступности для адресата (есть ли необходимость во втором, уточняющем письме);
  • определиться со степенью срочности письма и способом отправки (если письмо является срочным, рекомендуется отправить его заказным письмом или по электронной почте).

Все эти моменты должны быть определены до того, как письмо будет отправлено. Правила ведения деловой переписки не установлены законодательно, однако, существует несколько документов и шаблонов, согласно которым можно оформить деловое письмо.

Оформляется оно соответственно ГОСТу Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Согласно этому ГОСТу, деловое письмо должно обладать своей структурой:

  • организация-отправитель и её наименование;
  • дата;
  • адрес получателя и конкретный корреспондент;
  • вступительное обращение и указание цели письма;
  • раскрывающая тему часть;
  • заключение в формуле вежливости и подпись;
  • указание на приложения, если таковые имеются.

Кроме основных формулировок текста, рекомендуется соблюдать стандарты оформления письма, составленного в электронном варианте.

В том случае, если деловое письмо было набрано при помощи текстового редактора Microsoft Word, рекомендуется устанавливать следующие параметры:

  • гарнитура Times New Roman при кегли 12-14 п. и межстрочном интервале – 1-2 п;
  • номера страниц, проставленные в правом нижнем углу листа;
  • для листа формата А4 использовать 1,5–2 междустрочных интервала.

Стиль изложения вопроса также должен быть корректен и понятен:

  • необходимо придерживаться правил делового этикета – начинать письмо с обращения («Уважаемый Ф.И.О.», «Ув. Ф.И.О.»), заканчивать формулой вежливости («С уважением,…»);
  • избегать двусмысленностей, неточностей, следить за лексиконом;
  • разделять текст на смысловые абзацы.

Кроме того, следует помнить об этикете и при ответе. На письмо, пришедшее обычной почтой, отвечать в течение 10 дней, на электронные письма – в течение двух.

О правилах делового этикета смотрите в следующем видеосюжете:

Понятие служебных писем и их виды

Большая часть правил, приведенных выше, характерна практически для любых типов и видов писем.

Однако, особо важные вопросы, связанные с бизнесом, работой организаций и др. решаются исключительно через деловую переписку. Так что же представляет из себя деловое письмо?

Деловым (или служебным) письмом называют документы, служащие для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Также они являются гарантом соблюдения устных договоренностей деловым партнером.

В первую очередь, служебные письма, отправляемые из учреждения/организации бывают инициативными и ответными: первые призваны побудить решить какой-либо вопрос, вторые — составляются в ответ на входящее письмо, содержат ссылку на него.

Служебные письма по видам делятся также на:

  • сопроводительные – документ, информирующий адресата о направлении к нему приложений к письму;
  • письма-приглашения – приглашения, предлагающие принять участие в каком-либо мероприятии;
  • информационные – сообщающие адресату важную информацию о каком-либо факте;
  • извещения — письма, содержащие сообщение о получении отправления (телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т.п.) и о том, что составленный ранее документ остается в силе;
  • гарантийное – тот документ, который подтверждает безусловное исполнение изложенных в нем обстоятельств (например, возврат задолженности, выполнение работ).

Последний вид письма обладает повышенной правовой функцией. Следовательно, изложение текста здесь должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно содержат подписи руководителя и бухгалтера, а также на них проставляется печать.

Видов писем в зависимости от их признаков, можно выделить множество, но все они призваны решать многочисленные управленческие задачи и быть связующим звеном между организациями.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Особенности и правила применения

Целью составления и отправления служебных писем, обычно, является необходимость осветить какой-либо вопрос или послужить побудительным мотивом. Отсюда проистекают основные требования к составленному тексту: ясность, четкость и лаконичность.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу (это позволит получателю ускорить обработку письма, и, в конечном счете его исполнение). Поэтому, если с одним адресатом необходимо решить несколько вопросов, принято посылать несколько писем (одно письмо — один вопрос). Допустимо объединять в один документ несколько вопросов, только если они взаимосвязаны.

Служебные письма занимают до 80% всего документооборота любой организации, и частной, и государственной или муниципальной. Сфера применения таких документов очень широка: от рекламы собственной деятельности, до переписки с контролирующими и надзорными органами.

Важно помнить, что если на письмо-приглашение или информационное допустимо не ответить, то на письма органов и организаций, обладающих властными полномочиями, во избежание негативных последствий (к примеру, штрафов), необходимо ответить в установленный в них срок.

Правила ведения деловой переписки и порядок составления шаблонов для писем представлены в следующем видеоматериале:

Правила оформления и регистрации

Несмотря на отсутствие законодательно утвержденных правил составления писем, принято соблюдать несколько обязательных моментов в деловом общении:

  1. Письма оформляются на специальном бланке – бланке письма. В госорганах и крупных организациях (предприятиях) такой бланк разрабатывается специальной службой документационного обеспечения, а в небольших — делопроизводителем, секретарем или офис-менеджером. Утверждение бланка производится приказом руководителя.
  2. Реквизиты письма и требования к его оформлению установлены ГОСТом Р 6.30-2003. При этом для органов власти такие требования носят обязательный характер, а для остальных – рекомендательный. Грамотно составленное письмо содержит: герб Российской Федерации, субъекта РФ, или эмблему (знак) организации, ОГРН, ИНН и КПП, наименование (полное и сокращенное), дату документа, его регистрационный номер, адресата, заголовок, сам текст письма, наличие приложений, подписи и печать, данные исполнителя. Визы согласования и резолюции также являются реквизитами документа.
  3. После исполнения документа на нем проставляют отметку об этом, и о направлении в дело.

В зависимости от принятой в организации системы документооборота оформление писем может быть несколько упрощено. Однако, везде необходимы как минимум, два журнала регистрации писем и другой корреспонденции (входящей и исходящей). Нумерация в них может вестись нарастающим итогом, по порядку, а сами документы – подшиваться в отдельные папки для входящих и исходящих писем.

Структура, содержание и необходимые сведения

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении писем — краткость.

Размер не должен в большинстве случаев превышать одну страницу машинописного текста. Не принято делать заголовки к кратким письмам (до 6-7 строк). Такие письма могут содержать одну часть, и не требуют вступления.

Подавляющая часть писем состоит из двух частей:

  1. Вступления. Обозначается тема, причины письма, основание его составления, ссылки на что-либо, приводятся конкретные факты.
  2. Заключения. Здесь делают выводы, предложения, просьбы, гарантии.

Если в организации принято отправлять большое количество однотипных писем, рекомендуется создать и утвердить письма-трафареты (типовые тексты с прочерками, заполняемыми в каждом конкретном случае).

Написание резолюции

Резолюция на письме представляет собой надпись руководителя/должностного лица и содержит принятое решение относительно вопроса, затронутого в документе.

Такая надпись должна содержать:

  •  ФИО ответственного лица за исполнение документа (если их несколько, ответственный исполнитель указывается в списке первым);
  • Что именно следует сделать;
  • Срок;
  • Подпись руководителя;
  • Дату резолюции.

Проставляется такая резолюция в правом верхнем углу листа письма, или на любом свободном месте (конечно, на лицевой стороне).

Принято формулировать резолюцию таким образом, чтобы исключить двоякое понимание и различные дополнительные вопросы («сообщить о выполнении», «к руководству», «дополнительно переговорить» и т.д.).

Правила написания резолюции также изложены в ГОСТе Р 6.30-2003.

  • Служебные (деловые) письма выполняют важную коммуникационную функцию в деятельности любой организации, поэтому важно оформлять их в соответствии с общепринятыми правилами организационно-распорядительной документации.
  • Следующий видео урок поможет сделать вашу переписку более ясной, лаконичной и понятной:

Источник:

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.