Как заверить документы

Содержание

Образец копия верна

Как заверить документы

Практически каждый из нас сталкивается в жизни с ситуациями, которые требуют предоставления заверенных определенным способом документов. Без таких отметок просто невозможно осуществить некоторые действия. Определенные инстанции требуют заверки каждой бумажки у других должностных лиц.

В принципе, во многих случаях достаточно будет подписи самого лица, которое предоставляет документы. Но иногда понадобится поставить соответствующие обозначения у специальных работников, например, нотариусов. Такие действия имеют специальный порядок и юридическое значение.

Поэтому довольно часто у нас возникает вопрос: “Какие документы необходимо заверять, как заверять документы «копия верна», кто этим занимается?” Если заглянуть в нормативно-правовые акты, то ответы довольно просты.

Копия документа

Прежде всего необходимо определиться с самим понятием, которое будет рассматриваться в статье как фигурирующее.

Копией документа является полное идентичное воспроизведение информации с оригинала.

При этом сохраняется форма, содержание и порядок изложения данных, но бумага не имеет юридической силы.

Заверенная копия представляет собою тот же документ, о котором только что говорилось, но при этом имеющий специальные отметки, предоставляющие ему правовую основу для действия.

Довольно часто случается так, что дубликатом определенного подлинника признается исключительно та копия, которая имеет специальную заверку. Просто отксеренный лист бумаги в некоторых правовых взаимоотношениях не играет абсолютно никакой роли.

Форма копии документа

В законодательстве существуют нормы, которые определяют особые требования к документу, что называется копией. К ним относят:

  • сохранение формы и содержания;
  • воспроизведение всех реквизитов;
  • оформление на обычном листе или фирменном бланке (в зависимости от ситуации);
  • сохранение даты, индекса, адреса в соответствии с оригиналом, вне зависимости от того, где такая копия составлялась.

То есть дубликат должен быть идентичным. Он не может содержать информацию, которой не было в оригинале документа. При этом важно сохранять всю последовательность излагаемой информации.

Виды копий

На сегодняшний день можно выделить две формы дубликатов:

  • копия, сделанная при помощи технических средств;
  • вновь созданный документ.

Первый вариант, как правило, осуществляется при помощи ксерокса. В данной ситуации оригинал просто копируется и заверяется уполномоченными лицами.

Второй способ характеризуется тем, что на основе первоначального варианта создается новый документ, который в полной мере ему соответствует. Он не использует техническое копирование, а предпринимает те же варианты создания, что и оригинал.

Заверение дубликата

Довольно часто возникает вопрос о том, как заверить копию документа. Нормативно-правовой базой предусмотрен ряд случаев, когда дубликаты в обязательном порядке должны содержать специальные отметки. Такие знаки подтверждают верность документа и его идентичность оригиналу.

Как правильно заверить копию документа? В зависимости от той ситуации, для которой предоставляется дубликат, можно выделить три формы проставления подтверждения юридической точности копии документа. К ним относят:

  • заверка нотариусом;
  • проставление отметок государственными инстанциями;
  • подтверждение идентичности частным лицом.

Первый вариант предусматривает использование нотариальных услуг. Например, для того чтобы предоставить документы для некоторых регистрационных дел по доверенности, предусматривается заверение копии именно таким должностным лицом.

В некоторых случаях лицо имеет право заверить документы в государственных органах. В принципе, в такой ситуации юридическая сила дубликата будет такой же, как и при использовании первого варианта. Для этого необходимо обратиться в ЖЭК, деканат и т.д.

Довольно часто для того, чтобы придать копии юридическую силу, достаточно будет того, что директор организации или другое уполномоченное лицо лично отметит, что дубликат соответствует оригиналу документа.

Заверение документа в организации

Юридические лица могут самостоятельно проставить соответствующие отметки на дубликатах.

Для этого прежде всего необходимо знать форму и порядок надписей, которые в обязательном порядке должны присутствовать.

Право заверять копии документов в таком случае имеют работники компании, которые занимают руководящие должности и к их обязанностям относятся такие действия.

Порядок проставления отметок:

  • местонахождение оригинала документов;
  • подтверждение правильности («верно»);
  • фамилия и инициалы лица, которое осуществляет заверительную подпись;
  • дата составления копии;
  • подпись;
  • печать.

Довольно часто пропускают первый пункт. Но эта отметка особенно важна в случаях, когда дубликат предоставляется в федеральные органы. Они требуют наличия такой информации, поэтому в обязательном порядке нужно включать такие данные в процессе юридического оформления.

Заверка документов, которые содержат два и больше листов

Как заверить копию документа, которая состоит из нескольких страниц? Для этого в законодательстве закреплены специальные рекомендации, которых нужно придерживаться.

Прежде всего стоит пронумеровать каждую страницу, из которой состоит копия. При этом не имеет значения, где именно будут стоять цифровые обозначения. Главное, чтобы они соответствовали оригиналу.

В обязательном порядке все листы необходимо скрепить между собой соответственно нумерации документа. Сшить их можно при помощи нити или железной скобкой. Место соединения должно припадать на ту часть бумаги, где нет текста.

Как правило, это левая часть страницы.

На то место, где выходит нить или скобка, нужно наклеить специальную бумажку, на которой будет обозначено количество листов и подпись должностного лица. Кроме того, необходимо поставить печать, но так, чтобы одна ее часть была на листе с обозначением номеров страниц, а вторая – на самом документе.

Кроме того, нормативно-правовыми актами предусмотрена возможность не скреплять страницы многолистового документа между собой.

Но в таком случае на каждой составляющей копии в обязательном порядке должны быть проставлены соответствующие обозначения, которые свидетельствуют о верности дубликата.

Заверка документа у нотариуса

Как заверить копию документа, на которые полномочий работников организации не хватает? В таких случаях лицу придется воспользоваться услугами нотариуса.

Именно такой работник имеет право проставлять отметки, которые свидетельствуют об идентичности дубликата документа его оригиналу.

При этом к нему можно обращаться не только в тех случаях, когда это прямо указано в законе.

Граждане и организации имеют право на подтверждение тождественности в нотариальной форме даже тех документов, которые могут быть заверены другим способом. Просто в таком случае не возникает неуверенности в том, что что-то сделано не так, как нужно.

Нотариально заверенные копии документов имеют бесспорный характер.

Если должностным лицом организации могли быть совершены ошибки при проставлении соответствующих отметок, то у нотариуса такое недопустимо.

Поэтому при предоставлении документа, заверенного таким способом, не возникнет никаких вопросов.

Порядок заверки дубликата

Каждый работник нотариата знает о том, как правильно заверить копию документа. Для того чтобы он подтвердил идентичность дубликата, необходимо предоставить:

  • оригинал;
  • копию;
  • документ, подтверждающий личность лица, которое обратилось к нотариусу.

Прежде всего должностное лицо проверяет правильность копии документа и ее полное соответствие оригиналу. После того как этот факт будет подтвержден, нотариус ставит отметки, которые включают его имя, слово «верно», дату, печать, номер регистрации заверки.

После того как все действия будут выполнены, тот, кто обратился в нотариальную контору, расписывается в специальном журнале, где ведется реестр всех обращений граждан и юридических лиц.

Заверить копию документа у нотариуса довольно просто и недолго. Кроме предоставления всех необходимых документов и оплаты таких действий, ничего не требуется.

Сколько стоит заверить копию документа

Если говорить о том, какую цену имеют такие действия, нужно заметить, что здесь все зависит от того, кто занимается процессом.

Когда речь идет о самой организации или органах государства, то такая процедура бесплатная. Никаких отдельных платежей за осуществление таких действий вносить не нужно.

Свою цену имеет нотариальное заверение. Как правильно заверить копию документа, мы разобрались, а вот в том, во сколько это обойдется – нет.

В данной ситуации все напрямую зависит от того, каким именно нотариусом осуществляется подтверждение идентичности. Если это государственный работник – то тарифы будут более низкими.

В случае если лицо обратилось к частному нотариусу, то тут нужно будет заплатить уже больше.

Практическое значение

Предоставление копии, оформленной юридически, имеет важное значение. В первую очередь это проявляется в том, что такой документ может фигурировать в делах вместо оригинала, подтверждая при этом те или иные факты.

О том, как заверить копию документа, было рассказано достаточно. Самое главное – это запомнить порядок проставления отметок и информации, которая должна в нее входить.

Как заверить копии документов? Образец не установлен на законодательном уровне. Поэтому необходимо выучить все описанные выше правила и соблюдать их. Как примерно он должен выглядеть, можно посмотреть на фото выше.

Как заверить документы: печати «Верно» и «Копия верна»

Как применять печати «Верно» и «Копия верна», чтобы заверить копии документов по запросу работника, на какие моменты необходимо обратить особое внимание.

Работники могут запросить у работодателя копии любых документов, которые непосредственным образом связаны с их трудовой деятельностью.

Стоит учитывать, что выданные копии должны полностью воспроизводить информацию подлинников и внешние признаки. Их рационально сделать с применением технического средства – ксерокса.

Копия будет иметь юридическую силу, если ее правильно заверить (с учетом статьи 62 ТК).

Подробнее о том, как заверить документы, читайте в статьях:

На документе, изготовленном с помощью ксерокса достаточно проставить печать «Верно» и «Копия верна», кроме того, должностные лица, ответственные за выдачу ксерокопии должны поставить:

  • свою подпись;
  • расшифровку подписи, указав фамилию и инициалы;
  • дату непосредственного заверения;
  • гербовую печать организации.

Скачать документы по теме:

Источник: https://raydget.ru/1937-obrazets-kopiya-verna/

Образец заверения копии документов

Как заверить документы

Подборка наиболее важных документов по запросу Заверение копий документов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Заверение копий документов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Для физических лиц

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

Правила заверения копии документа

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.

  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.

Иванов Дата

Печать

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца

Памятка по заверению документов для получения квалифицированного сертификата для работы в Контур.Экстерн и других веб-сервисах

Для получения квалифицированных сертификатов в удостоверяющий центр необходимо предоставить паспорт и СНИЛС будущего владельца сертификата.

Если работа с документами будет производиться через личный кабинет https://i.kontur-ca.ru, то потребуются скан-копии оригиналов или скан-копии заверенных ксерокопий паспорта и СНИЛС.

Паспорт – оригинал, нотариальная копия или копия, заверенная Клиентом — юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (при наличии у него печати);

Страховое свидетельство Пенсионного фонда (СНИЛС) – оригинал или копия, заверенная Клиентом — юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (при наличии у него печати).

На каждой странице такой копии должна быть заверительная надпись согласно образцу:

Образец заверительной надписи:

  • Верно
  • Должность с указанием наименования организации
  • Подпись / Расшифровка подписи
  • Дата заверения документа
  • Оттиск печати Клиента
  • Документы заверяются ручкой с синими чернилами (пастой), не допускается использование факсимиле.

Вниманию Обслуживающих бухгалтерий!

Паспорт и СНИЛС владельца сертификата организации на обслуживании могут быть заверены руководителем или уполномоченным сотрудником организации на обслуживании либо Обслуживающей бухгалтерии (согласно образцу заверительной надписи).

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Источник: https://m-have.ru/obrazets-zavereniya-kopii-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.